Čím sofistikovanější systém, tím vyšší požadavky na koncové uživatele. Stará, ale často přehlížená poučka IT managementu.

V oblasti IT managementu je častým tématem rostoucí složitost systémů a její dopad na koncové uživatele. Přestože se designéři snaží prostředí zjednodušovat, tento fakt výrazně ovlivňuje úspěšnost implementace kteréhokoliv systému v kterékoliv firmě.

Rovněž si nemyslím, že tomu nějak zásadně pomůže zapojení umělé inteligence. Nikoliv proto, že by byla méně výkonná, nebo že by nedokázala řešit složité otázky lépe než člověk, ale protože o ni ve skutečnosti nejde. Jde totiž o procesy změn, které ovlivňují chování lidí, a tedy koncových uživatelů. A na vliv firemní kultury je i umělá inteligence krátká.

Sofistikovanost vs. uživatelská přívětivost

S narůstajícím počtem funkcí systémů se rovněž zvyšují nároky na uživatele. Příkladem může být známý MS Excel. Je sice výkonným nástrojem s mnoha funkcemi, ale často je mnoho z nich nevyužito, protože uživatelé nemají dostatečné znalosti k jejich použití. Pokud uživatelé plně nerozumí funkcím systému, ztrácí produktivitu. Když neumí efektivně využít pokročilé funkce v MS Excel, budou trávit dlouhý čas ručními úpravami dat a přepisy tabulek. Je to nejen méně efektivní ale pro vás i nákladné.

Ve výsledku nesete licenční náklady za něco, co ve firmě nevyužíváte, a ještě platíte za promarněný čas. Toto plýtvání lidským potenciálem je přímým důsledkem nízké úrovně znalostí uživatelů. A zcela stejné je to s pokročilými systémy. Také přinášejí mnoho nových funkcí a užitečných vychytávek, ale kdo by je chtěl objevovat, že? Stačí mi umět jen to, co si pamatuji.

Firemní kultura ovlivňuje přijetí nových technologií

Tento aspekt je často zesílen firemní kulturou, neboť v prostředí, kde existuje strach udělat chybu, se zaměstnanci budou bát experimentovat s novými funkcemi. To v konečném důsledku brání inovacím a pokroku ve firmě. Klíčem k překonání těchto výzev je systematický vzdělávací program. (Mimochodem, umíme takový vzdělávací program ve firmě sestavit. Stačí se nás jen zeptat, rádi pomůžeme).

Firma by měla investovat do školení a rozvoje dovedností svých zaměstnanců, aby mohli plně využít potenciál používaných systémů. U zmíněného MS Excel to může znamenat tréninkové moduly na jeho pokročilé funkce.

Uživatelské rozhraní a design

Vedle vzdělávání je důležitým prvkem skládanky rovněž design uživatelského rozhraní. Systém by měl být navržen s ohledem na intuitivnost a snadnost použití. V pátrání po vyladěném UI vám pomůže zpětná vazba od uživatelů, která je od věky věků neocenitelným zdrojem informací pro iterativní vylepšování systémů.

Ignorování potřeb uživatelů je cesta do pekel, která povede k selhání projektu. Bez ohledu na to, jak je systém technologicky pokročilý, pokud uživatelé neumí, nemohou, nebo nechtějí systém efektivně využívat, jeho hodnota bude pro vaši firmu výrazně nižší, než jste na počátku projektu očekávali.

Právě naslouchání potřebám uživatelů vám pomůže identifikovat oblasti, které vyžadují úpravu uživatelského rozhraní nebo zjednodušení procesu. Tím se ve finále odstraní bariéry pro méně zkušené uživatele a zároveň zajistí rozvoj jejich dovedností.

Klíčem je soulad vlivů technologie a lidského faktoru

Úspěch v implementaci systémů leží v harmonizaci mezi technologickými možnostmi a schopnostmi uživatelů, pobrat nové funkcionality. Investice do školení, návrhu uživatelského rozhraní a zpětné vazby jsou klíčové pro vytvoření produktivního prostředí, které plně využívá možností moderních IT systémů.

Co říci na závěr?

Až tedy budete uvažovat o implementaci nového cool ERP systému, myslete na to, jaký dopad na zaměstnance bude mít jeho nasazení ve vaší firmě a jak se vypořádáte s vlivem firemní kultury na jeho přijetí uživateli. Čím sofistikovanější systém nasadíte, tím větší jsou nejen nároky na jeho obsluhu a plné využití jeho funkcí, ale i vyšší je citlivost na přijetí změn, ze strany koncových uživatelů, zaměstnanců vaší firmy.

Alex K.

Alex K.

ICT Konzultant Leadership Synergy Community s.r.o.

Další články

Registrace účastníka

Registrace úspěšně provedena

Potvrzení o registraci jsme zaslali na vámi uvedený email. Brzy se s vámi spojíme. Pokud jste však potvrzení neobdrželi, ověřte složku spam-u. Hezký den vám přeje organizační tým akce.